Vertrauliche Nachrichten und Dateien sicher versenden
Neuer Service für Sie: Vertrauliche Nachrichten an das Landratsamt können Sie ab sofort sicher und datenschutzkonform übermitteln. Damit können Sie beispielsweise Sachgebiete, Fachbereiche oder die zuständige Sachbearbeiterin oder den zuständigen Sachbearbeiter kontaktieren.
Grundsätzlich gilt: Wenn Sie persönliche Informationen zu Ihrem Fall beschreiben oder auch Dateien mit personenbezogenen Daten versenden, sollten Sie das nicht unverschlüsselt per E-Mail tun.
Mit unserem neuen Service können Sie auch übergroße Dateien verschicken, die sich aufgrund ihrer Größe nicht per E-Mail versenden lassen, z.B. Pläne oder Bilder. Für diesen Service nutzen wir Softwarelösung "Cryptshare". Diese Bezeichnung werden Sie ggf. auch in unseren E-Mails und Schreiben lesen.
Bitte machen Sie in Ihrer Nachricht konkrete Angaben zu Ihrem Anliegen. So können wir dies intern schneller zuordnen. Haben Sie bereits ein Aktenzeichen, eine Vorgangs- oder Bearbeitungsnummer oder der Namen der zuständigen Sachbearbeiterin oder des zuständigen Sachbearbeiters, geben Sie das bitte unbedingt mit an. Handeln Sie im Auftrag einer Behörde oder sonstigen Einrichtung, dann geben Sie bitte Ihren Einrichtungstyp mit an, z.B. "Gemeinde NAME", "Polizei NAME", "KiTa NAME" etc.
- Wählen Sie unterhalb aus der Liste das Sachgebiet/den Fachbereich aus, dem Sie eine Nachricht und oder eine Datei senden möchten. Hier gelistet sind nur Einrichtungen, die Cryptshare bereits nutzen, weitere werden folgen.
- Tragen Sie Ihre Kontaktdaten ein:
Ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname), eine Telefonnummer (optional; empfohlen für mögliche Rückfragen) und Ihre E-Mailadresse. - An diese E-Mailadresse wird im nächsten Schritt ein Verifizierungscode geschickt, den Sie eintragen müssen. So stellen wir sicher, dass nur echte Personen diesen Dienst nutzen. Sollten Sie den Verifizierungscode nicht sofort erhalten, prüfen Sie bitte auch Ihren SPAM/Junk-Mail Ordner.
- Die Adresse des Empfängers ist für Sie bereits ausgefüllt (je nach dem, welches Sachgebiet/welchen Fachbereich Sie ausgewählt haben).
- Danach können Sie eine (vertrauliche) Nachricht eingeben und auch Dateien hinzufügen. Erlaubte Dateiformate sind .pdf, .jpg, .png.
- Im letzten Fenster "Transferoptionen" sehen Sie, wie lange Ihre Dateien auf dem Cryptshare-Server bereitstehen.
- Ändern Sie nicht die Benachrichtigungsoptionen.
- Vergeben Sie kein Passwort.
Hinweis: Sollten Sie ein Passwort für erhöhte Sicherheit vergeben wollen, notieren Sie dieses bitte auf jeden Fall. Ohne dieses Passwort kann das Landratsamt Ihre Nachricht nicht lesen. - Im letzten Fenster starten Sie nun den sicheren Transfer.
Wenn eine Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter ihre Nachricht abruft, erhalten Sie eine E-Mail (sofern Sie die Benachrichtigungsoptionen nicht verändert haben).
1. Einem bestimmten Sachgebiet/Fachbereich eine Nachricht oder Datei(en) sicher senden
2. Kennen Sie bereits die E-Mail-Adresse Ihrer Sachbearbeiterin oder Ihres Sachbearbeiters?
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Bereitstellen". Den Link finden Sie unterhalb der Beschreibung.
- Tragen Sie Ihre Kontaktdaten ein:
Ihren vollständigen Namen (Vor- und Nachname), eine Telefonnummer (optional; empfohlen für mögliche Rückfragen) und Ihre E-Mailadresse. - An diese E-Mailadresse wird im nächsten Schritt ein Verifizierungscode geschickt, den Sie eintragen müssen. So stellen wir sicher, dass nur echte Personen diesen Dienst nutzen. Sollten Sie den Verifizierungscode nicht sofort erhalten, prüfen Sie bitte auch Ihren SPAM/Junk-Mail Ordner.
- Tragen Sie dann im Feld Empfänger die E-Mailadresse der Sachbearbeitung ein.
- Danach können Sie eine (vertrauliche) Nachricht eingeben und auch Dateien hinzufügen. Erlaubte Dateiformate sind .pdf, .jpg, .png.
- Im letzten Fenster "Transferoptionen" sehen Sie, wie lange Ihre Dateien auf dem Cryptshare-Server bereitstehen.
- Ändern Sie nicht die Benachrichtigungsoptionen.
Hinweis: Bitte notieren Sie das Passwort auf jeden Fall. Ohne dieses Passwort ist für das Landratsamt ein Auslesen der Nachricht nicht möglich. - Im letzten Fenster starten Sie den sicheren Transfer.
- Wenn eine Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter ihre Nachricht abruft, erhalten Sie eine E-Mail (sofern Sie die Benachrichtigungsoptionen nicht verändert haben).
3. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landratsamtes Erlangen-Höchstadt möchten Ihnen eine vertrauliche Nachricht schicken
Sie können von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landratsamtes Erlangen-Höchstadt vertrauliche Nachrichten und Dateien (zurück) erhalten. Hierüber informiert Sie eine E-Mail an die Adresse, die Sie im Vorfeld angegeben haben. Sollten Sie Probleme mit dem Passwort oder beim Öffnen der Nachricht haben, dann wenden Sie sich bitte an Ihre Sachbearbeiterin oder Ihren Sachbearbeiter.
Hinweis zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Angaben
Wir fragen folgende personenbezogene Informationen von Ihnen ab, damit wir Nachrichten und Dateien sicher versenden und mit Ihnen in Kontakt treten können, da wir ggf. das Passwort von Ihnen erfragen müssen:
- Nachname und Vorname
- E-Mail-Adresse
- Mobilnummer/Telefonnummer (optional)
Diese Daten werden nur für den jeweiligen Transfer verwendet. Nach der vorgegebenen Ablauffrist werden Ihre Angaben mit Ihrer Nachricht automatisch auf dem System Cryptshare gelöscht. Es wird kein dauerhaftes Konto angelegt.
Des Weiteren verweisen wir auf unsere Datenschutzerklärung.